Ledenadministratie
Inner Wheel Nederland
Dit stuk tekst is geschreven omdat hier vaak vragen over gesteld worden en er misvattingen over heersen. LINFO werkt soms anders dan je misschien zou verwachten en daar zijn goede redenen voor. Aan de andere kant is het te wel te begrijpen dat men dat dan soms niet “logisch” vindt. Maar dat is gemakkelijk te verhelpen als je de achtergronden beter begrijpt, daarom deze toelichting:
Hoe werkt LINFO (onder de motorkap)
LINFO ordent de informatie die het bevat in eenheden (of blokjes) van bij elkaar horende gegevens. Zoals iedere ledenadministratie of database overigens en in de ICT noemen we dat vaak “records” (zoals vroeger kaarten in een kaartenbak). Zo is er voor ieder lid van Inner Wheel zo’n “record”, waarin bijvoorbeeld naam, adres, woonplaats, clubnaam, geboortedatum, e-mail adres, telefoonnummer, etc. staan vermeld van het betreffende lid. Al deze gegevens behoren immers tot één persoon, ze horen bij elkaar als een logische eenheid. De records kunnen worden gemaakt en ook weer worden verwijderd, bij inschrijven als lid en bij opzegging van het lidmaatschap.
Naast die eenheden van informatie gegroepeerd in “records” zijn in de database ook relaties vastgelegd. Die relaties kunnen worden gelegd en later ook weer worden verbroken. Zo kan je bijvoorbeeld bij een lid (record) een relatie leggen met een club (record). Bij een club een link maken met een district. En een lid kan ook een link hebben met een commissie. Een lid kan (tijdelijk) een rol uitoefenen, een functie bekleden, en na een periode kan dat weer wisselen (opvolging).
Tot zover de introductieles relationele databases. Waarom wordt dat uitgelegd, het klink allemaal nogal technisch …
Een klein beetje begrip van hoe LINFO in elkaar zit kan veel helpen bij het gebruik en daardoor ergernis en frustratie voorkomen die voortkomt uit onbegrip of onwetendheid. Voor wie echt wil weten hoe het technisch in elkaar zit: LINFO is gebouwd met Laravel, BackPack en een MySQL database, die werkt met regels, tabellen en queries.
En ja, het is ook beveiligd volgens de AVG regelgeving (bescherming persoonsgegevens).
Ordening van gegevens
Vroeger, als je secretaris was van een club, kon je op een papiertje een lijstje maken en bijhouden van de leden. Je schrijft boven, als titel, de clubnaam en daaronder op iedere regel een lid. Komt er een lid bij, dan voeg je onderaan een regel toe en zegt een lid op, dan streep je die door. Is je papier vol, dan begin je opnieuw. Lekker simpel en logisch toch … ?
Met die methode in je achterhoofd is LINFO heel raar, want het werkt precies andersom en de gegevens voer je dus ook niet op die wijze in. Lid zijn van een club wordt in LINFO gezien als “eigenschap” van een lid. Je legt de relatie (link) van het lid naar de club (niet andersom). Je administreert het lidmaatschap dus in het lid record en niet in het club record (wat je misschien zou verwachten, naar analogie van het papieren lijstje van vroeger).
Er bestaat wel een club record voor iedere club, maar daar worden de clubeigenschappen in vermeld, zoals: naam van de club, frequentie en tijdstip van bijeenkomen, locatie van bijeenkomsten, tot welk district de club behoort, website en FB van de club en dergelijke. Maar dus niet (op die plek) wie in het bestuur zitten en wie de leden zijn.
Tot welke club je behoort en welke functie je bekleedt, zijn eigenschappen van het lid en die administreer je dus bij het lid in LINFO.
Je kan echter wel voor iedere club in LINFO opvragen wie de bestuursleden zijn en welke leden deel uitmaken van deze club, omdat die relaties zijn gelegd. LINFO kan daar dus wel automatisch lijstjes van genereren op aanvraag. Ongeveer zoals vroeger in het “Blauwe Boekje” werd afgedrukt. Dit staat in LINFO op het Dashboard onder “Jouw club”, bij “Ga naar mijn Club” en “Alle leden”.
Secretarissen en Algemene e-mail adressen (versus privé e-mail)
Bijvoorbeeld, als we een lijstje willen maken van alle secretarissen van alle clubs in heel het land (of in een district) om een e-mail te versturen aan alle (secretarissen van) clubbesturen. Linfo haalt dan uit de database de betreffende clubs, kijkt wie de secretaris is bij iedere club en zoekt in de betreffende lid records het (privé) e-mail adres van dat lid op. LINFO geeft dan een lijstje terug met de juiste e-mail adressen en dat kan je dan kopiëren en in je e-mail plakken. LINFO is dus slim genoeg om dat zelf uit te zoeken, ook als je op het club record niks invult bij E-mail adressen.
Scheiding van persoon en functie
Als je als secretaris de mail van jouw functie gescheiden wilt houden van je privé mails (aanbevolen!) dan kan je dus een iiw.nl.clubnaam@gmail.com aanmaken. Waar ga je dit adres nu vastleggen in LINFO?
LINFO biedt daar een speciale plek voor in het club record op het tabblad “E-mail adressen”. Dat is logisch, omdat het geen eigenschap is van de persoon (lid) maar een functie die wordt bekleed binnen de club. Ook zal op deze manier de mail bestemd voor de functie van secretaris naar dit algemene e-mail adres worden gezonden en privé e-mail naar het privé e-mail adres van het betreffende lid (bijvoorbeeld mails aan alle leden). Bij overdracht van de secretaris functie, kan je gewoon het iiw.nl.clubnaam@gmail.com adres (met wachtwoord) overdragen aan je opvolgster en die kan dan ook de oude mails (archief) nog bekijken, zonder dat er privé berichten tussen staan. In LINFO hoef je dan op het gebied van e-mail adressen niets te wijzigen. Slechts bij de nieuwe secretaris in het lid record een vinkje te zetten bij de functie “secretaris”.
Wat er absoluut fout gaat is als mensen door onbegrip van hoe dit werkt aanpassingen gaan doen die niet nodig zijn en zelfs fouten gaan opleveren, zoals:
Doe dit vooral NIET als je secretaris wordt:
- bij je lid record als je secretaris wordt je privé e-mail adres gaan wijzigen in het algemene adres iiw.nl.clubnaam@gmail.com
- op het club record bij het Algemeen adres secretaris je privé e-maili adres gaan invullen
Je verstoort hiermee de juiste werking van LINFO en vaak blijft je opvolgster met de gebakken peren zitten als je overdraagt zonder dit weer te corrigeren. Het komt voor dat clubs belangrijke informatie niet ontvangen, omdat deze gegevens in LINFO niet meer kloppen, omdat ze niet juist zijn bijgehouden door de clubverantwoordelijke.
Wanneer bestuursfuncties in LINFO zetten (bestuurswissel) ?
Bestuursfuncties kunnen tot een jaar van te voren reeds worden opgegeven bij de betreffende leden die deze functie zullen gaan vervullen. Dit geef je dus op bij het lid record. Let op: op 1 juli van ieder jaar zal LINFO automatisch de bestuurswissel in de adminstratie doorvoeren, aangezien het Inner Wheel clubjaar loopt van 1 juli t/m 30 juni van het volgende jaar. Realiseer je dat wanneer jullie de bestuurswissel in de club vormgeven, los staat van het administratieve clubjaar, dat kan ervóór of erna liggen, dat maakt niet uit.
Automatisch vanaf 1 juli gewijzigd door LINFO
Als je op tijd de gegevens hebt klaar gezet in LINFO bij “Komend clubjaar”, dan hoef je rond 1 juli helemaal niets meer te doen in LINFO, dat proces gaat volledig automatisch …
Leden uitschrijven
Het is belangrijk om de juiste datum in te vullen. Het nieuwe clubjaar begint op 1 juli. Dus leden uitschrijven per 30 juni! (zie handleiding clubbeheerder) Uitschrijven per laatste dag van het oude clubjaar, niet op de eerste dag van het nieuwe clubjaar. De afdracht (van de clubs aan district, nationaal en internationaal Inner Wheel) wordt bepaald aan de hand van de ledenadministratie. Zorg alsjeblieft dat de leden op tijd worden ingeschreven en uitgeschreven, met de juiste datum! Dit voorkomt onnodige en vervelende discussies over ledenaantallen (en hoogte afdracht) per club.
Deze datum van uitschrijven kun je ook al lang van te voren invullen, LINFO voert het automatisch per de datum uit die je hebt invuld. Dus op 15 maart geeft een lid aan te willen opzeggen, dan kan je op 15 maart de datum van 30 juni reeds invullen (dan kan je het ook niet meer vergeten). Het lid blijft formeel dan lid tot en met 30 juni (de duur van het huidige clubjaar). Of het lid dan nog wel of niet club bijeenkomsten bijwoont in de tussentijd, doet niet ter zake voor de administratie.
Help! het staat niet in LINFO (of juist verkeerd)
Als er gegevens niet zijn ingevuld in LINFO, dan kan LINFO deze informatie niet tonen. LINFO verzint zelf geen gegevens, de enige oplossing is dan om de ontbrekende gegevens in te laten voeren door iemand.
Het up-to-date houden van gegevens, zoals huisadres bij verhuizing, e-mail en telefoonnummer bij wisselen provider is de eigen verantwoordelijkheid van ieder lid (zoals bij iedere willekeurige ledenadministratie). Je kunt dat eenvoudig zelf doen in LINFO of als je dat moeilijk vindt, je clubbeheerder vragen om assistentie. Met een verkeerd e-mail adres ontvang je géén nieuwsbrieven, met een fout huisadres ontvang je géén Kroniek.
Verhuizen en lid worden van een andere club
Als je gaat verhuizen en lid wilt worden van de plaatselijke Inner Wheel club, dan is het belangrijk dat je NIET wordt uitgeschreven door je oude club. Als dat gebeurd, dan is jouw lid record verwijderd en dat kan niet worden teruggedraaid. Vraag in dat geval de districtsbeheerder of administrator@innerwheel.nl om de relatie met een andere club te leggen in LINFO. Maar doe dit pas nadat je formeel bent geaccepteerd door de nieuwe club. Op deze manier blijft ook alle historie van eerder bekleedde functies behouden. Dit geldt ook voor leden die MAL lid willen worden. Laat je niet uitschrijven door je oude club in dat geval. (weg=weg!)
Ik wil géén Nieuwsbrieven meer ontvangen (of juist wèl weer)
Of dat handig is daar ga ik hier niet op in, je zult mogelijk ook belangrijke informatie vanuit Inner Wheel Nederland gaan missen, over evenementen zoals Vriendschapsdag en Ledenvergaderingen. Maar dit regel je niet door het verwijderen van je e-mail adres uit LINFO. Als je wilt uitschrijven (niet aanbevolen) dan kan je dat doen door onderin de laatste Nieuwsbrief te klikken op “uitschrijven” helemaal onderaan de tekst. Zo simpel is het. Er zullen géén e-mail berichten meer verstuurd worden aan jou via MailChimp (zoals de landelijke nieuwsbrief).
Let op: clubbestuurders, ook bij overlijden en uitschrijving van een lid is het dus onvoldoende om dit uitsluitend in LINFO te verwerken, ook in dat geval moet (een van de nabestaanden) dat in de mail van het overleden lid dus even regelen, via één muisklik in de laatste ontvangen nieuwsbrief. Het zal waarschijnlijk niet de enige afmelding van mail berichten zijn … Mocht dat een probleem opleveren, dan mag het clubbestuur ook even een mailtje sturen aan administrator@innerwheel.nl dan wordt het in de MailChimp database aangepast (uitschrijven in MailChimp).
Mailchimp heeft een eigen database en nieuwe leden zullen we wel van tijd tot tijd importeren vanuit LINFO, maar bestaande leden kunnen niet op deze manier worden verwijderd. MailChimp wordt gebruikt voor het verzenden van de nieuwsbrieven en afmelding wordt bewaard in de MailChimp database. Als je geen nieuwsbrieven meer ontvangt, omdat er bijvoorbeeld problemen met je e-mail zijn geweest of wanneer je van provider bent gewisseld, kan je dit ook even doorgeven aan administrator@innerwheel.nl om dit te laten herstellen als je wèl weer de nieuwsbrief wilt ontvangen (dit geldt ook voor nieuwe leden die niet willen wachten op een import uit LINFO).
Meer informatie
Deze links werken alleen als je inlogt op LINFO. Dit is afgeschermd, vanwege de AVG regelgeving.
